معماری سازمان (Organizational Architecture)
معماری سازمان: فرآیندی است ساختار مطلوب سازمان را براساس وضعیت جاری ترسیم یا توصیف می کند یا به عبارتی دیگر به یک طرح متشکل از توصیف وضع فعلی، توصیف وضع مطلوب و نحوه گذار از حالت اول به حالت دوم معماری سازمان می گویند.
معمار سازمان (Enterprise Architecture) کیست؟ کسی است که براساس شرایط موجود، آینده سازمان و نقشه راه را ترسیم می کند.
مهندس سازمان ( Enterprise Engineer) کیست؟ مهندس سازمان مسئول تحول در سازمان جهت رسیدن به حالت مطلوب است.
وظيفه معمار سازمان : مطلوب را معمار سازمان مشخص می کند. براساس شرايط كنوني ، خواسته ذينفعان ، مطابق سابقه و وضعيت محيط ترسيم آينده و توصيف حال سازمان را بر عهده دارد و اعلام مي كند كداميك از سطوح سازمان قوي و كداميك ضعيف هستند.
منظور از تحول چیست؟ تحول به یک تغییر تحقق یافته با جریان ارزش مثبت و قابل توجه تحول می گویند. برای انجام یک تحول باید به یک نکته مهم توجه کرد و آن اینست که :" رفتار تحول باید مطابق ابعاد تحول باشد." دو نکته در این خصوص وجود دارد:
· ابعاد تحول: شناسایی ابعاد تحول به کمک شاخص CE
· رفتار تحول: شناسایی رفتار مناسب با ابعاد تحول:
o مدل تیم سازی مناسب Belloin
o مدل مناسب هدایت پروژه (استفاده از Raci Chart)
چارچوب (Framework) چیست؟ مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته که صرفا تولید کننده ی یک سند و یا نهاد کاربردی را بشکل عمومی هدایت می کند.
برای انجام گام های معماری سازمان و ابزارهای لازم جهت پشتیبانی (ترسیم، توصیف و ...) استانداردی ارائه شده است. استاندارد ISO 42010:20 استانداردی است که به همین منظور تدوین شده است.
حال سئوال این است که:
1- چگونه می توان یک سازمان را توصیف / ترسیم کرد؟
2- چگونه می توان یک سازمان را ترسیم کرد؟
معماری سازمان تلاش میکند تا یک سازمان را از ابعاد گوناگون و در سطوح متفاوت مورد بررسی قرار دهد. مثلاً از بعد فرایندها و یا براساس ابعاد How, Who, What, Why, When, Where .
مثال:
سازمان مدیریت صنعتی را در سطوح زیر توصیف کنید.
· در سطح فرایندها
· در سطح استراتژی ها
· در سطح سیستم های اطلاعاتی
· در سطح نیروی انسانی
اگر هدف توصیف فرایندهای سازمان مدیریت صنعتی باشد حال میتوان به جنبه های زیر پرداخت:
فرایند
|
جذب فراگیران
|
How
|
بر روی نحوه جذب فراگیران تمرکز دارد برای مثال ابتدا از طریق آماده سازی بروشور و توزیع و ...
|
Who
|
این وظیفه به عهده مدیر آموزش و بازاریابان سازمان است.
|
When
|
در سال دو مرتبه اجرا میشود، یک مرتبه در ابتدای اردیبهشت و دفعه بعد اواخر مهر ماه
|
Why
|
هدف از انجام این کار جمع آوری فراگیران و ...
|
سوال 1 : چه کسی گفته است که برای توصیف یک سازمان باید در سطوح استراتژی، فرایند، سیستمهای اطلاعاتی و ... عمل نمائید؟ چرا در بخش سوالات Who,When, How و ...مطرح میشود؟ چرا سوالات دیگر در این زمینه مطرح نیست؟
سوال 2 :اصلاً چرا باید سازمان را توصیف کرد؟
ابتدا پاسخ سوال دوم :
میدانیم همیشه برای حرکت به سمت هدف باید وضع فعلی را بشناسیم
از سوی دیگر دانستن وضع فعلی و حرکت بسوی یک ناکجا آباد (هدف ناشناخته ) نیز توصیه نمیشود
وضع فعلی و هدف باید براساس تعدادی معیار مشخص صورت پذیرد
مثال : در حال حاضر خلاقیت در سازمانها به عدد 40 % میرسد میخواهیم در آینده تعداد بازرگانان موفق را به 70% برسانیم !!
این جمله ایراد دارد. زیرا باید معیار وضع فعلی با معیار وضع مطلوب یکسان باشد.
وصیف یک سازمان (در وضع فعلی یا در وضع مطلوب) به معنای بیان وضعیت سازمان براساس تعداد معیار
شخص و ترجیحاً به شکل کمی است یعنی :
وضع فعلی وضع مطلوب
تعداد محصول 100 1000
تعداد فرایند موفق 5 8
تعداد پرسنل کارآمد 100 170
میزان انگیزه 70% 90%
پاسخ سوال اول :
دید آقای زاکمن درخصوص ساختار
دید آقای زاکمن درخصوص ساختار
......
|
سوال 4
|
سوال 3
|
سوال 2
|
سوال
1
| |
----
|
----
|
----
|
----
|
----
|
فرایند ۱
|
----
|
----
|
----
|
----
|
----
|
فرایند ۲
|
----
|
----
|
----
|
----
|
-----
|
فرایند ۳
|
----
|
----
|
----
|
----
|
-----
|
...
|
مدل تولید توسط آقای زاکمن (براساس پژوهشهای انجام شده در زمینه توصیف سازمان) مشخص مینماید که چه معیارهایی در راستای توصیف سازمان میتواند موثر باشد.معیار ها در محل تلاقی سطرها و ستون ها قرار دارند. برای انتخاب معیارها از فرایندهای پژوهشی استفاده شده است.
کاملترین توصیف از یک سازمان هنگامی فراهم میشود که تمام خانه های مدل زاکمن در مورد آن سازمان خاص بیان شده باشد. (به شکل ترسیمی، نموداری، عددی، توصیفی و یا ...)
همچنین تعدادی چارچوب (Framework) نیز برای این کار موجود است.
